mentions

Titre Premier

OBJET – DENOMINATION – SIEGE – DUREE

Article 1

Il est créé une Association, sans but lucratif, dénommée Groupe Français d’Etudes et d’Applications des Polymères, dont le siège social est à Strasbourg, Bas-Rhin, 6, rue Boussingault. Elle est inscrite au Registre des Associations du Tribunal d’Instance de Strasbourg, et régie par les articles 21 à 79 du Code Civil local.

Article 2

L’Association, dite Groupe Français d’Etudes et d’Applications des Polymères (GFP), a pour buts :

  • 1) l’avancement et la diffusion des études sur les substances macromoléculaires, 2) le groupement des chercheurs effectuant ces études afin de favoriser des échanges d’idées et de faciliter la connaissance des progrès scientifiques et techniques dans ce domaine,
  • 3) de développer des relations entre la recherche de base et ses applications,
  • 4) l’établissement et l’entretien de relations avec les sociétés françaises ou étrangères ayant des objectifs semblables ou apparentés, notamment en vue de rencontres nationales ou internationales.

Elle s’interdit toute discussion étrangère à son objet.

Article 3

Le siège de l’Association ne peut être transféré en d’autres lieux de Strasbourg ou dans une autre ville de France que par décision d’une Assemblée Générale.
L’Assemblée Générale ordinaire peut, sur proposition du Conseil d’Administration, décider la création de sections dans les régions où l’activité locale de ses membres justifiera cette création. Elle déterminera le statut particulier de chacune de ces sections par un règlement intérieur spécial.

Article 4

La durée de l’Association est illimitée.

Titre Deux

MOYENS D’ACTION

Article 5

Les moyens d’action de l’Association sont :

  • - des séances consacrées à l’exposé de travaux concernant les polymères,
  • - la réunion de colloques, symposiums, congrès nationaux ou internationaux, et toute autre rencontre entre spécialistes des polymères,
  • - les publications.

Titre Trois

COMPOSITION DE L’ASSOCIATION – COTISATIONS – DEMISSIONS

Article 6

L’Association se compose de membres d’honneur, de membres donateurs, de membres actifs, de membres collectifs.
Les membres d’honneur sont nommés par l’Assemblée Générale. Ils ne paient pas de cotisation.
Les membres donateurs sont ceux qui font un don important à l’Association. La qualité de membre donateur est conférée par le Conseil. Les membres actifs sont des personnes qualifiées par leur compétence et leur intérêt pour la science et les applications des polymères.
Les membres collectifs sont des personnes morales, sociétés ou organismes, qui acquittent cinq cotisations sans désignation nominale des titulaires.
L’admission des membres actifs et collectifs est prononcée par le Conseil d’Administration ; elle peut être refusée sans justification.

Article 7

Toute demande d’admission implique l’adhésion sans réserve aux présents statuts.

Article 8

Le montant des cotisations est fixé chaque année par l’Assemblée Générale.

Article 9

Tout membre de l’Association est libre de s’en retirer à toute époque.

Article 10

La radiation d’un membre peut être prononcée par le Conseil d’Administration pour motifs graves ou pour défaut de paiement de la cotisation, suivant les prescriptions du règlement intérieur.

Article 11

Tout membre démissionnaire doit sa cotisation intégrale pour l’année en cours.

Titre Quatre

ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT

Article 12

Conseil d’Administration.

L’Association est administrée par un Conseil d’Administration (dénommé ci-après le Conseil) de 15 membres, élus par l’Assemblée Générale Ordinaire pour une durée de trois ans, sauf cas prévus à l’article 14. Nul membre ne peut détenir plus de deux mandats successifs.

Article 13

Les membres du Conseil sont élus par l’Assemblée à la majorité relative, parmi les membres actifs de l’Association, jouissant de leurs droits civiques. Le vote est effectué au scrutin secret ; le vote par correspondance est admis.
Les membres du Conseil ne reçoivent aucune rétribution. Le Conseil peut cependant se faire assister par un personnel rétribué.

Article 14

Le Conseil est renouvelé par tiers tous les ans. Les sièges du Conseil devenus vacants, par décès ou démission du titulaire, ou pour toute autre cause, seront pourvus à la plus proche réunion de l’Assemblée Générale. Cependant, le mandat viendra à expiration à la date prévue pour le titulaire remplacé.

Article 15

Le Bureau du Conseil d’Administration est en même temps le bureau de l’Association. Ce bureau comprend : un Président, deux Vice-Présidents, un Secrétaire Général, un Secrétaire Adjoint, un Trésorier, un Trésorier Adjoint.
Le Président et les Vice-Présidents sont élus pour une durée maximale de trois ans et ne sont pas rééligibles immédiatement dans leur fonction.
Le Secrétaire Général, le Secrétaire Adjoint, le Trésorier et le Trésorier Adjoint sont élus pour une durée maximale de trois ans et peuvent être réélus immédiatement dans leur fonction. Dans la séance du Conseil qui suit l’Assemblée Générale, et dans les conditions fixées par le règlement intérieur, le Conseil complète son Bureau par élection parmi ses membres.

Article 16

Le Conseil peut convier à participer à une séance, à titre consultatif, toute personnalité dont l’avis serait jugé utile sur une question figurant à l’ordre du jour. Le personnel rétribué peut être présent aux séances.
Le Conseil peut également faire appel à des membres de l’Association en qualité de conseillers scientifiques ou techniques, soit à titre temporaire, soit de façon permanente. Le mandat des conseillers scientifiques pourra être renouvelé une fois. Le Conseil soumettra le choix de ses conseillers permanents au vote de l’Assemblée Générale Ordinaire.

Article 17

Le Conseil est convoqué par le Président, ou par le Secrétaire Général sur la demande du Président, ou du tiers des membres du Conseil. Il doit se réunir obligatoirement deux fois au cours de chaque exercice. La convocation comporte un ordre du jour adressé au moins 14 jours à l’avance, par voie postale.
La présence du tiers des membres du Conseil d’Administration est nécessaire pour la validité des délibérations. Il est tenu un procès-verbal de chaque séance.

Article 18

Les réunions du Conseil sont présidées par le Président ou à défaut par un des Vice-Présidents, ou par un membre du Conseil désigné à cet effet par le Président.
Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents. En cas d’équipartage, la voix du Président de séance est prépondérante.

Article 19

Pouvoirs du Conseil d’Administration.

Le Conseil a les pouvoirs d’administration les plus étendus. Il peut notamment acheter ou vendre les biens de l’Association, emprunter, plaider, transiger, compromettre, passer des baux, déposer ou retirer des fonds ou des titres, constituer tous mandataires, donner quittance ou mainlevée, cette énumération n’étant pas limitative.
Il peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs à l’un de ses membres et plus particulièrement à son Président.
Il élabore le règlement intérieur de l’Association et le modifie le cas échéant (voir article 28).
Les dépenses sont ordonnancées par le Président. Ce dernier peut déléguer ce pouvoir temporairement à un autre membre du Conseil avec l’accord du Conseil. L’Association est représentée en justice et dans tous les actes de la vie civile par son Président ou par un autre membre du Conseil d’Administration spécialement désigné à cet effet par le Conseil lui-même.
Les délibérations du Conseil d’Administration relatives aux acquisitions, échanges, aliénations d’immeubles, à la constitution d’hypothèques sur les dits immeubles, baux excédant neuf années, aux aliénations de biens rentrant dans la dotation et emprunts, doivent être ratifiées par l’Assemblée Générale Extraordinaire.
Conformément au droit commun le patrimoine de l’Association répond seul des engagements contractés par elle, sans qu’aucun de ses membres, même ceux qui participent à son administration, puisse être tenu pour responsable.

Titre Cinq

ASSEMBLEE GENERALE

Article 20

Dispositions générales pour les diverses Assemblées.

L’Assemblée Générale se compose des membres d’honneur, des membres actifs de l’Association et des délégués mandatés par les membres collectifs. Chaque membre collectif a droit à un seul délégué.
Tout membre peut s’y faire représenter exclusivement par un membre ayant lui-même le droit de faire partie de l’Assemblée. Toutefois nul ne peut cumuler plus de 10 voix sur sa personne.
L’ordre du jour des Assemblées Générales est arrêté par le Conseil d’Administration. Il comporte les propositions émanant du Conseil et celles qui lui ont été communiquées au moins 2 mois avant la réunion avec la signature du dixième des membres habilités à assister aux Assemblées.
L’Assemblée est présidée par le Président, ou un Vice-Président, ou par une personnalité désignée par le Conseil d’Administration. Les fonctions de secrétaire sont remplies par le Secrétaire Général ou son Adjoint, ou toute autre personne désignée par le Conseil.
Au cours de l’Assemblée Générale, il ne peut être tenu compte que des votes émanant des membres ayant réglé leur cotisation pour l’année en cours.
Il est tenu un procès-verbal des délibérations.

Article 21

Assemblée Générale Ordinaire.

L’Assemblée Générale Ordinaire se réunit au moins une fois chaque année aux jour, heure et lieu décidés par le conseil d’Administration. Un avis de convocation est adressé, par lettre, 30 jours à l’avance à tous les membres, avec l’ordre du jour de la réunion.
L’Assemblée Générale Ordinaire annuelle entend le rapport du Conseil d’Administration sur sa gestion et sur la situation morale et financière de l’Association. Elle approuve ou redresse les comptes de l’exercice clos le 30 septembre précédent, pourvoit à la nomination de deux Commissaires aux Comptes pris en dehors du Conseil d’Administration, élit les membres du Conseil en remplacement de ceux dont les mandats arrivent à expiration, donne au Conseil les autorisations nécessaires et, d’une manière générale, délibère sur toutes autres questions portées à l’ordre du jour qui touchent au développement de l’Association et à sa gestion.
L’Assemblée Générale ordinaire délibère valablement, quel que soit le nombre des membres présents. Les délibérations sont ratifiées à la majorité absolue des voix des membres présents ou représentés.

Article 22

Assemblée Générale Extraordinaire.

Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée soit par le Conseil, soit à la demande d’un tiers des membres de l’Assemblée Générale définie à l’article 20. Dans ce dernier cas, elle doit se réunir dans les deux mois qui suivent la date de la demande et doit rassembler pour délibérer valablement le tiers des membres présents ou représentés.
L’Assemblée Générale Extraordinaire peut apporter aux statuts toutes modifications reconnues utiles, sans exception ni réserve. Elle peut décider la dissolution de l’Association, sa fusion ou son union avec d’autres associations poursuivant un but analogue, ou l’extension de son objet le cas échéant.
Elle peut délibérer sur toute question proposée par le Conseil ou soumise à celui-ci par le dixième des membres habilités à assister aux Assemblées Générales (voir article 20).
L’Assemblée Générale Extraordinaire doit se composer :

  • - en cas de modification des statuts, du quart des membres de l’Assemblée Générale définie à l’article 20,
  • - en cas de dissolution ou de fusion, de la moitié plus un des membres de l’Assemblée Générale définie à l’article 20.

Si ces proportions ne sont pas atteintes, l’Assemblée est convoquée de nouveau, dans un délai de quinze jours au moins et, cette fois, elle peut délibérer valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.
Dans les deux cas précités, la décision ne peut être acquise qu’à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

Titre Six

RESSOURCES

Article 23

Les ressources de l’Association se composent :

  • - des revenus de ses biens,
  • - des cotisations et souscriptions de ses membres,
  • - des subventions de l’Etat, des Départements, des Communes et des Etablissements Publics ou de toute autre source,
  • - du produit des libéralités et des dons, – des ressources créées à titre exceptionnel,
  • - de bénéfices de congrès, de colloques, d’insertions faites à des fins publicitaires, etc…

Article 24

Il est tenu au jour le jour par le Trésorier une comptabilité en recettes et en dépenses et s’il y a lieu une comptabilité matières.

Titre Sept

MODIFICATION DES STATUTS – DISSOLUTION

Article 25

Les statuts ne peuvent être modifiés que sur la proposition du Conseil d’Administration ou du dixième des membres dont se compose l’Assemblée Générale, proposition soumise au Bureau du Conseil au moins deux mois avant la séance.

Article 26

En cas de dissolution, l’Assemblée Générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’Association. Elle attribue l’actif net à une ou plusieurs Associations poursuivant des buts similaires à ceux du GFP.

Titre Huit

SURVEILLANCE ET REGLES ADMINISTRATIVES

Article 27

Le Président doit faire connaître dans les trois mois au Tribunal d’Instance de Strasbourg les déclarations concernant :

  • - les changements intervenus dans la composition du Conseil d’Administration,
  • - les modifications apportées aux statuts,
  • - le transfert du siège social,
  • - la dissolution de l’Association.

Article 28

Un règlement intérieur est élaboré par le Conseil d’Administration et soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale.


Les statuts datent du 27 novembre 1970.
Les modifications statutaires datent des 2 décembre 1971, 15 novembre 1979, 3 décembre 1985 et 19 novembre 1991.

REGLEMENT INTERIEUR adopté par l’Assemblée Générale du 25 novembre 1980

Article A : Inscription au GFP – Radiations (Titre trois, article 6, 7,9, 10 des Statuts)

A1 – Tout candidat au GFP doit remplir une demande d’adhésion comportant un questionnaire relatif aux titres, fonctions et domaines d’intérêt du candidat. Cette demande doit être revêtue de la signature de deux parrains, membres actifs du GFP.
La demande d’adhésion est examinée par le Conseil d’Administration à la séance qui suit sa présentation. L’acceptation est prononcée, sauf avis contraire d’au moins un membre du Conseil. Dans ce cas, il est procédé à un vote, à la majorité absolue des membres présents du Conseil. Le Conseil n’est pas tenu de justifier le refus d’une candidature au GFP.

A2 – Les membres d’honneur sont nommés à vie par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil, présentée par le Président, sans distinction de nationalité. Leur nombre est limité à dix. Pour être proposée, la personne concernée doit recueillir les 2/3 des suffrages des membres présents du Conseil.
Les membres d’honneur ne sont pas tenus à une cotisation. Ils jouissent des mêmes droits que les membres actifs.

A3 – L’exclusion d’un membre du GFP peut être prononcée dans deux cas :

  • - pour motifs graves : le Conseil statue sur les motifs, exposés par un rapporteur. L’exclusion est soumise à un vote et prononcée à la majorité des membres présents,
  • - pour défaut de paiement de cotisation : après trois rappels à l’ordre non suivis d’effet, la radiation est acquise automatiquement.

Article B : Cotisations (Titre trois, article 8, 10, 11 des Statuts)

Quelle que soit la date d’adhésion, la cotisation est due en totalité pour l’année en cours. Elle est exigible le 1er janvier et doit être versée avant le 31 mars au Secrétaire Général. Après trois rappels à l’ordre non suivis d’effet, l’exclusion du GFP est automatique (article 10 des Statuts).

Article C : Activités du Groupe (Titres 2 et 5, articles 2, 3, 5, 20 et 21 des Statuts)

C1 – Les activités du Groupe comportent, outre les Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire et les séances du Conseil d’Administration,

  • a) des réunions scientifiques qui sont :
    - des congrès, conférences, colloques, symposiums, tables rondes, etc…organisés dans le cadre national ou international,
    - des réunions des sections locales ou régionales, des Commissions spécialisées, des divisions de spécialités, etc…
  • b) la publication d’un bulletin d’information, de comptes rendus de colloques ou d’autres publications d’intérêt scientifique ou technique,
  • c) l’attribution de prix pour travaux éminents.

C2 – Les calendriers et programmes de ces diverses manifestations sont établis selon les modalités suivantes :

  • a) pour les Assemblées Générales, selon les modalités des articles 20, 21, et 22 des Statuts. Le programme des réunions qui coïncident avec une Assemblée Générale est établi par le Conseil d’Administration, qui désigne les responsables chargés de son organisation scientifique, matérielle et financière.
  • b) pour les séances du Conseil d’Administration, selon les modalités des articles 15, 16, et 17 des Statuts.

C3 – La création des sections locales ou régionales, des commissions spécialisées, des divisions de spécialistes, groupes de travail, etc … est décidée par le Conseil d’Administration qui leur attribue éventuellement des moyens financiers et ratifie la nomination des personnes qui en assurent la direction.
Les responsables des sections, commissions ou groupes de travail rendent compte avant la clôture de chaque exercice de l’emploi des moyens financiers qui leur ont été attribués.

C4 – Les communications scientifiques présentées lors des diverses manifestations du Groupe peuvent être publiées dans les organes de presse au choix des auteurs, sous leur propre responsabilité. Il est demandé de faire mention du GFP dans leur présentation. Les communications de certains colloques peuvent être recueillies dans un ouvrage édité par le GFP.

C5 – Toutes les réunions mentionnées à l’article C1 sont consacrées uniquement à l’objet du Groupe, défini dans l’article 2 des Statuts. Toute autre discussion en est formellement exclue.

C6 – Un bulletin d’information, appelé « Actualités GFP », constitue le lien entre le Conseil d’Administration et les membres du Groupe. Il est placé sous la responsabilité du Secrétaire Généralui en assure la parution, au minimum semestrielle. Il est composé notamment d’un éditorial, et annonce ou rend compte des congrès ou autres manifestations, telles que les Assemblées Générales, et des principales délibérations du Conseil d’Administration. Une tribune libre peut être mise à la disposition des membres du Groupe, sous contrôle du Président ou du Secrétaire Général.

Article D : Administration du Groupe (Titre 4, articles 12 à 19 des Statuts)

D1 – Chaque année, l’Assemblée Générale pourvoit au renouvellement des cinq conseillers sortants, dont le mandat vient à expiration. L’élection a lieu à bulletin secret par scrutin multinominal un tour, à la majorité relative. Le vote par correspondance est admis ; faculté est laissée aux membres de déléguer leur vote par une procuration remise à un autre membre du GFP. Toutefois, nul ne peut disposer de plus de dix voix (article 20 des Statuts).
Le remplacement de ceux des membres du Conseil qui seraient décédés ou auraient adressé leur démission avant la date d’expiration de leur mandat est effectué au cours du même scrutin. Les mandats de ces conseillers seront attribués aux candidats classés après la 5ème position, dans l’ordre de leur classement, et dans la limite des postes à pourvoir. En cas d’ex-aequo, l’ancienneté dans le GFP prévaudra. Les conseillers remplaçants exerceront leur mandat dans les mêmes conditions que les conseillers qu’ils auront remplacés (article 14). Ils pourront notamment solliciter le renouvellement de ce mandat, immédiatement après son expiration, dans les conditions stipulées à l’article 12 des Statuts.
Si le Conseil d’Administration désire s’adjoindre, en qualité de conseiller scientifique, un membre du GFP, selon les modalités de l’article 16 (2e §), il devra en faire la proposition à l’Assemblée Générale Ordinaire, et faire ratifier son choix par un vote à bulletin secret, à la majorité absolue des membres présents ou représentés.
Sauf motif valable, les membres du Conseil d’Administration sont tenus d’assister aux réunions de ce Conseil. Ni le vote par correspondance, ni le vote par procuration ne sont admis aux réunions du Conseil (article 18).
Un nombre d’absences trop élevé aux réunions du Conseil peut justifier le remplacement d’un administrateur défaillant. Dans ce cas, le Conseil déclare – après un vote à bulletin secret – le siège vacant, et fait en sorte qu’il soit pourvu lors de la prochaine Assemblée Générale, dans les conditions stipulées à l’article 14 des Statuts.

D2 – Lors de la séance qui suit immédiatement la réunion de l’Assemblée Générale, le Conseil élit ou complète son bureau, par vote à bulletin secret, selon les stipulations de l’article 15 des Statuts. Les membres du Bureau sont élus pour une durée de trois ans, ou pour la durée restant à courir de leur mandat d’administrateur.

D3 – Les anciens présidents siègent de droit au conseil d’Administration où ils ont voix consultative.

D4 – Le Président remplit les fonctions à lui dévolues selon les stipulations des articles 15, 17, 18 et 19 des Statuts. Il est membre d’office de toutes les commissions.
Les Vice-Présidents assistent le Président et le suppléent, par ordre de nomination, en cas d’indisponibilité.
Le Secrétaire Général, assisté du Secrétaire Général Adjoint, tient à jour les archives de l’Association ; il a la responsabilité du bulletin d’information. Le Secrétaire Général ou le Secrétaire Général Adjoint rédige le procès-verbal des délibérations de l’Assemblée Générale. Après approbation par l’Assemblée Générale suivante, ce procès-verbal est signé par le Président du GFP et par le Secrétaire Général et inscrit sans b6lanc ni rature sur un registre tenu à cet effet (article 20). Le Secrétaire Général, ou le Secrétaire Général Adjoint, établit également le procès-verbal des séances du Conseil d’Administration. Après approbation et insertion de corrections éventuelles, lors de la séance suivante, les procès-verbaux sont classés conformément à la loi et signés conjointement par le Président de séance et le Secrétaire Général ou le Secrétaire Général Adjoint (article 17).
Le Trésorier veille à la régularité du paiement des cotisations : il reçoit toutes les sommes versées directement au Secrétaire Général ou aux comptes bancaires ou postaux du Groupe. Il en donne quittance et acquitte tous mandats de paiement. Il dresse les comptes et les présente pour contrôle aux Commissaires aux Comptes avant de les soumettre à l’Assemblée Générale.
Deux Commissaires aux Comptes, dûment désignés selon les stipulations de l’article 21 des Statuts, veillent à la régularité des opérations effectuées et présentent leur rapport à l’Assemblée Générale.

D5 – Les responsables des colloques, conférences ou autres manifestations, devront établir un relevé des comptes et le communiquer au Conseil dans les plus brefs délais. Ce bilan figurera dans les comptes généraux du Groupe.

Article E

Le présent règlement intérieur a été préparé par le Conseil d’Administration du 7 janvier 1980 et soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale du 25 novembre 1980.

FONCTIONNEMENT DES SECTIONS LOCALES

Objectifs des sections locales

Les sections locales ont pour mission :

  • 1) l’organisation de réunions locales d’une durée maximum d’une journée,
  • 2) l’organisation matérielle éventuelle des colloques GFP se faisant dans la région, sur demande de l’organisateur ou du Conseil d’Administration du GFP.

Modalités de fonctionnement

Les sections locales sont habilitées par le GFP à ouvrir un compte bancaire ou postal  » GFP-Section … « . Le Conseil d’Administration leur accorde une subvention annuelle sur demande présentée au conseil de septembre et justifiée par la présentation d’un programme d’activités pour l’année universitaire suivante. Les comptes sont déposés à l’Assemblée Générale qui suit l’année budgétaire considérée. Le budget des sections tiendra compte :

  • - de la réalisation et de l’envoi des circulaires,
  • - de la location de matériel,
  • - des frais de déplacements des conférenciers,
  • - des actions locales spécifiques.

Outre la subvention du GFP, la section pourra recevoir des subventions d’organismes locaux.

ORGANISATION DE COLLOQUES

Un colloque est organisé par un individu ou par une section locale ; l’organisateur peut recevoir l’aide matérielle de la section locale. Par décision du Conseil d’Administration du 30.01.1998, la demande d’organisation d’un colloque au nom du GFP devra se faire désormais sous forme d’un contrat signé entre l’organisateur et le GFP, et dont le formulaire peut être obtenu auprès du secrétariat du GFP. Ce contrat stipule les documents à fournir (sujets traités, liste des membres du comité scientifique et du comité d’organisation, liste des conférenciers prévus, budget prévisionnel,…) et les engagements à respecter par l’organisateur, notamment quant à l’organisation financière du colloque. L’accord du GFP pour l’organisation du colloque, ainsi que l’attribution d’une avance remboursable, sera donné après délibération du Conseil d’Administration. Un compte spécial doit être ouvert pour l’organisation du colloque. Il portera l’intitulé  » GFP – colloque…. « . Les subventions accordées par les organismes locaux à l’occasion du colloque doivent être versées sur ce compte colloque.

Tous les paiements relatifs au colloque sont réalisés sur les crédits affectés au colloque : crédits publics ou autres. L’organisateur devra tenir à la disposition des réviseurs aux comptes et du trésorier du GFP les factures acquittées, les pièces justificatives ou les règlements par chèques concernant l’organisation du colloque.

L’organisateur doit établir, dans un délai de deux mois après la tenue du colloque, un bilan financier et le faire parvenir au GFP, éventuellement accompagné d’un chèque représentant le montant de l’avance consentie par le GFP pour l’organisation de la réunion.

Si le bilan financier fait apparaître un solde positif, la moitié de celui-ci doit être versée au GFP lors de la clôture des comptes, l’autre moitié étant acquise à la section locale. En cas de déficit, l’avance accordée par le GFP peut servir de fonds de garantie. En cas de copatronage, le solde sera réparti entre le GFP et les organismes ayant copatronné le colloque, au prorata de leur engagement. En cas de solde positif le GFP reversera la moitié de sa part à la section locale, si elle est organisatrice.

Le GFP peut accorder sa caution scientifique à un colloque dans l’organisation duquel il n’est pas impliqué. Dans ce cas, la procédure de demande de parrainage implique la signature préalable d’un contrat entre l’organisateur et le GFP, dans lequel sont stipulés les documents à fournir (sujets traités, liste des membres du comité scientifique et du comité d’organisation, liste des conférenciers prévus), ainsi que les engagements à respecter par l’organisateur.

ORGANISATION FINANCIERE DES COLLOQUES

1. Demande d’organisation de colloque

Toute personne désireuse d’organiser une réunion scientifique ou technique, au nom du GFP, doit soumettre sa proposition au Conseil d’Administration (C.A.), selon les modalités définies plus haut, c.à.d. signature d’un contrat entre l’organisateur et le GFP, et dont le formulaire peut être obtenu auprès du secrétariat du GFP. Ce contrat stipule les documents à fournir (sujets traités, liste des membres du comité scientifique et du comité d’organisation, liste des conférenciers prévus, budget prévisionnel, demande d’une avance remboursable…), et les engagements à respecter, notamment quant à l’organisation financière du colloque. L’accord du GFP pour l’organisation du colloque, ainsi que l’accord pour une avance remboursable, sera donné après délibération du Conseil d’Administration.

2 – Ouverture d’un compte spécifique au colloque

Dès l’approbation de la demande d’organisation par le C.A., le Président du GFP donne l’autorisation d’ouvrir un compte bancaire ou postal spécial pour ce colloque, distinct de tout autre compte. Le compte sera intitulé :  » GFP – nom du colloque, lieu, année « . Pour les modalités d’ouverture l’organisateur s’adressera au Secrétaire général du GFP.

3 – Tarifs d’inscription

L’organisateur est tenu de prévoir deux tarifs d’inscription : l’un pour les membres du GFP, de la Division Matériaux Polymères et Elastomères de la SFC, de l’AFICEP et de la SFIP, l’autre pour les non-membres de ces différentes associations. La différence entre les deux tarifs doit être au moins égale au montant annuel de la cotisation GFP (ou moindre pour un mini-colloque ou une journée de travail) ; cette différence sera, le cas échéant, augmentée de la TVA (voir plus loin).

En cas de co-patronage, les membres de la société associée à l’organisation du colloque bénéficient des mêmes avantages que ceux du GFP.

Il convient de rappeler à ce propos que les frais d’inscription pour les membres du GFP – et de ceux de la Division Matériaux Polymères et Elastomères de la SFC, qui sont assimilés à des membres GFP – ne sont pas soumis à la TVA. Les autres participants, non membres du GFP, doivent payer la TVA en sus des frais d’inscription. Pour répondre à la demande des services fiscaux, les organisateurs devront tenir une comptabilité distincte

  • - pour les inscriptions sans TVA, d’une part,
  • - pour les inscriptions avec TVA, d’autre part.

Cependant une nouvelle disposition du Code des Impôts établit un régime dit de franchise, qui dispense notre Association de TVA, lorsque le montant H.T. de nos recettes pour services rendus aux non-membres – frais d’inscription, dans ce cas – est inférieur à une certaine somme (100.000 F en 1997). Par contre, le montant dépassant cette somme est soumis à la TVA. Il est indispensable que l’organisateur du colloque prenne contact avec le Trésorier ou le Secrétaire général pour l’application pratique de ces mesures.

4 – Subventions

L’organisateur peut solliciter des subventions d’organismes privés ou publics. Les sommes allouées doivent apparaître au bilan du colloque. Les fonds venant d’une administration publique seront gérés suivant les règles en vigueur dans cet organisme. Les subventions en nature figureront dans le bilan global du colloque.

5 – Paiements des frais du colloque

Tous les paiements relatifs au colloque sont réalisés sur les crédits affectés au colloque : crédits publics ou autres. L’organisateur devra tenir à la disposition des réviseurs aux comptes et du trésorier du GFP les factures acquittées, les pièces justificatives ou les règlements par chèques, concernant l’organisation du colloque, et les conserver pendant 4 ans.

6 – Bilan financier

Conformément à la recommandation des réviseurs aux comptes, l’organisateur  » saisira recettes et dépenses en un document, propre à en faire ressortir mieux les données « . Il doit établir, dans un délai de deux mois après la tenue du colloque, un bilan financier, faisant apparaître notamment le montant de la TVA pour les recettes et les dépenses assujetties à la TVA. L’organisateur fera parvenir ce bilan au GFP, accompagné d’un chèque représentant le montant de l’avance consentie par le GFP pour l’organisation de la réunion.

7 – Clôture des comptes

  • a) Si le bilan financier fait apparaître un solde positif avant la clôture des comptes, celui-ci doit être versé au compte central du GFP, qui en reversera la moitié à la section locale organisatrice.
  • b) En cas de copatronage, le solde sera réparti entre le GFP et les organismes ayant copatronné le colloque au prorata de leur engagement. En cas de solde positif le GFP reversera la moitié de sa part à la section locale, si elle est organisatrice.

CONVENTION ENTRE LE GFP ET LA SFC

CONVENTION entre :
d’une part, la Société Française de Chimie (SFC), 250 rue Saint Jacques, 75005 Paris
d’autre part, le Groupe Français d’Etudes et d’Application des Polymères (GFP), 6 rue Boussingault, 67083 Strasbourg.

1. Une Division Polymères commune à la Société Française de Chimie (SFC) et au Groupement Français d’Etudes et d’Application des Polymères (GFP) est créée.

2. Cette Division a pour objectifs :

  • - le développement de relations dans les domaines des polymères et des matériaux ;
  • - la diffusion de l’information (colloques, publications,…) ;
  • - la sensibilisation et l’association des jeunes chercheurs à cette démarche.

Chaque société s’engage à inciter très vivement ses membres à s’inscrire à l’autre société en mettant en œuvre tous les moyens de communication dont elle dispose.

3. Les deux Sociétés conservent leurs statuts propres ainsi que leur autonomie de fonctionnement et de gestion.

4. Les membres du Bureau de la Division sont membres des deux Sociétés.

5. En accord avec les statuts de la SFC, le Bureau de la nouvelle Division est élu pour quatre ans (*).

6. Le Président est membre de droit du Conseil de la SFC.

7. Tous les membres de cette nouvelle Division ont droit aux mêmes prestations, réductions et avantages pour les manifestations organisées par la Division. Les deux Sociétés s’efforceront d’initier des manifestations communes aux niveaux national et international, en particulier européen.

7. Dans le cadre d’accords préférentiels, les membres de la Division inscrits aux deux Sociétés bénéficient d’une réduction sur la somme des deux cotisations. Le montant de cette réduction pourra être renégocier annuellement à la demande de l’une des deux parties.

8. Les membres de la Division inscrits aux deux Sociétés bénéficient bien entendu de la totalité des avantage, prestations et réductions que chacune d’entre elles accordent à ses membres (voir Annexe).

9.La présente convention annule la précédente signée entre les deux sociétés le 22 mars 1991.

Signée à Paris le 18 juin 2001 par F. Mathey, Président de la SFC et le 29 juin 2001 par J.P. Pascault Président du GFP.

(*) Il est néanmoins admis que, dans un souci de cohérence avec la durée actuelle (3 ans) du mandat du Bureau du GFP, le Bureau de la Division pourra éventuellement ramener son mandat à 3 ans sous réserve d’informer la SFC dés que la décision en aura été prise. Le nouveau Bureau de la Division sera à nouveau élu statutairement pour quatre ans. Il restera possible sur le plan pratique, de réduire cette durée à trois ans.

ANNEXE

Avantages, prestations et réductions réservés aux membres de la SFC et au GFP :

SFC :

  • - Abonnement gratuit dans le cadre de la cotisation à L’Actualité Chimique, journal de la chimie francophone, édité par la SFC.
  • - Journal bi-mensuel d’information en ligne (complémentaire de L’Actualité Chimique).
  • - Tarifs d’inscription préférentiels aux manifestations organisées par l’association ou avec son concours ainsi que par les sociétés savantes européennes avec lesquelles des accords de partenariat ont été signés (Allemagne, Royaume-Uni, Pays-Bas, Belgique, Italie, Espagne).
  • - Réductions significatives sur les abonnements aux revues européennes, largement ouvertes sur la communauté internationale, auxquelles la SFC participe voire est partie prenante au capital.
  • - Gestion d’une bourse de l’emploi sur Internet.
  • - Edition électronique de l’annuaire des membres.
  • - Conditions bancaires pour les jeunes sociétaires.

GFP :

  • - Envoi du bulletin « Actualités GFP ».
  • - Journal électronique d’information (complémentaire du Bulletin).
  • - Possibilité d’acheter les ouvrages édités par la Commission Enseignement du GFP.
  • - Droit de figurer dans l’Edition « électronique » et « papier » de l’annuaire des membres du GFP.

CONVENTION ENTRE LE GFP ET LA SQP

Convention entre, d’une part le Groupe Français des Polymères (G.F.P.), 6, rue Boussingault à Strasbourg (France) et, d’autre part, la Société Québécoise des Polymères (S.Q.P.), Université Laval, Sainte Foy (Canada), représentés par leur président, Ernest Maréchal pour le GFP et Jacques Léonard pour la S.Q.P.

La convention définit l’établissement entre les deux sociétés d’une entente cadre ayant pour objet le développement de leurs échanges scientifiques et techniques pour tout ce qui concerne la recherche et l’enseignement dans leurs domaines de compétence.

Elle doit en particulier :

  • - faciliter les échanges d’informations et de personnes entre les deux communautés,
  • - rendre plus efficace les interventions de chaque société auprès des instances officielles à chaque fois qu’il sera nécessite d’obtenir leur appui en vue d’une action commune.

Les deux sociétés s’engagent :

  • - à échanger les procès verbaux de leurs Assemblées Générales ainsi que toute information jugée utile à leur collaboration,
  • - à faire en sorte que chacune des deux associations puisse se procurer les publications de l’autre aux même conditions que les membres de cette dernière.

S.A.G.E. : PROTOCOLE D’ACCORD

Préambule.

Il existe en France trois principales Associations scientifiques et techniques, dont la vocation est de contribuer au développement et à la diffusion des connaissances dans le domaine des plastiques et des caoutchoucs au bénéfice de leurs membres, ainsi que de créer des liens professionnels entre ceux-ci.

Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans, il sera ensuite renouvelé annuellement par tacite reconduction sauf dénonciation par l’une des Associations.

Il est apparu souhaitable d’établir une concertation permanente entre ces trois Associations, sans qu’elles perdent pour autant leur indépendance et leur vocation spécifique, au moyen d’un Comité de Liaison dénommé  » S.A.G.E.  » (SFIP, AFICEP, GFP, ENSEMBLE).

Ce Comité sera mis en place après ratification du présent protocole d’accord par chacune des Associations concernées, à savoir :

  • - La Société Française des Ingénieurs Plasticiens : S comme SFIP
  • - L’Association Française des Ingénieurs et Cadres du Caoutchouc et des Plastiques : A comme AFICEP
  • - Le Groupe Français d’Etudes et Applications des Polymères : G comme GFP.

Parmi les missions du Comité  » S.A.G.E. « , on peut mentionner notamment :

  • - la concertation des manifestations prévues ou patronnées par chacune des trois Associations,
  • - la diffusion à l’intérieur de chaque Association des informations relatives aux manifestations organisées par les deux autres,
  • - l’organisation de manifestations communes.

La concertation souhaitée prévoit :

1) La création d’un Comité de Liaison constitué par les trois Présidents des Associations, qui se réunissent au moins une fois par an afin de :

  • - se concerter pour l’organisation des manifestations des trois Associations, pour les années à venir : établissement d’un calendrier prévisionnel,
  • - échanger toute information utile susceptible de créer une synergie entre les trois associations, surtout par des actions communes (achats groupés, utilisations des mêmes imprimeurs, des mêmes locaux pour les manifestations, etc…),
  • - réfléchir sur les thèmes d’intérêt commun aux trois Associations afin d’organiser un calendrier prévisionnel des manifestations S.A.G.E.

En principe, les manifestations S.A.G.E. seront organisées tous les 2 ans. Cette organisation sera prise en charge, en principe, à tour de rôle par chacune des trois Associations.

Le thème et l’Association organisatrice d’une manifestation S.A.G.E. seront définis, au plus tard, 2 ans à l’avance par le Comité de Liaison. Il aura la charge de veiller à sa mise en place et aura, éventuellement, mission de proposer des solutions de substitution, si nécessaire, au plus tard un an avant la date prévue.

L’Association organisatrice a la maîtrise de l’aspect financier pour la manifestation S.A.G.E. qu’elle organise. En cas de bénéfices, elle les conservera sous réserve du remboursement des frais exposés dans l’intérêt commun par les deux autres associations. En contrepartie, elle supportera les pertes éventuelles sans que les deux autres associations puissent prétendre au remboursement de leurs propres frais engagés.

2) La création d’un Comité d’Organisation des Manifestations, comprenant un représentant de chaque Association, désigné comme correspondant  » S.A.G.E.  » pouvant éventuellement être assisté d’un adjoint. Le correspondant aura la délégation de son Président pour mettre en application les orientations définies par le Comité de Liaison, et contribuer à l’organisation des manifestations communes.

Chaque Association contribuera à l’information systématique et réciproque entre les trois Associations par la diffusion régulière des éléments et documents tels que les compte-rendu des Assemblées Générales et des réunions du Conseil d’Administration.

Chaque Association accordera aux membres des deux autres Associations les mêmes avantages qu’à ses propres membres à l’occasion des manifestions qu’elle organise.

Fait à Paris, le 3 Décembre 1993

Signé : M. JL. BOURGEOIS

Président de la SFIP M. B. SILLION

Président du GFP M.A. GIOCOSA

Président de l’AFICEP

CONVENTION ENTRE LE GFP ET LA SFP

CREATION D’UNE DIVISION POLYMERES COMMUNE AU GFP ET A LA SFP.

CONVENTION entre
- d’une part, la Société Française de Physique (SFP)
33 rue Croulebarbe, 75013 Paris;
- d’autre part, le Groupe Français d’Etudes et d’Application des Polymères (GFP)
6 rue Boussingault, 67083 Strasbourg.

1 . Une Division Polymères commune à la Société Française de Physique (SFP) et au Groupement Français d’Etudes et d’Application des Polymères (GFP) est créée. Les membres de cette Division sont inscrits aux 2 Sociétés.

2 . Cette Division a pour objectifs :

  • - le développement de relations dans les domaines des polymères et des matériaux ;
  • - la diffusion de l’information (colloques, publications,…);
  • - la sensibilisation et l’association des jeunes chercheurs à cette démarche.

Chaque société s’engage à inciter très vivement ses membres physiciens et polyméristes à s’inscrire à l’autre société en mettant en œuvre tous les moyens de communication dont elle dispose.

3. Les deux Sociétés conservent leurs statuts propres ainsi que leur autonomie de fonctionnement et de gestion.

4. Le Bureau de la Division est composé d’un Président, d’un secrétaire et d’un trésorier.

5. En accord avec les statuts du GFP, le Bureau de la nouvelle Division est élu pour trois ans.

6. Le Président de la Division est membre de droit du Conseil de la SFP et du Conseil d’Administration du GFP.

7. Tous les membres de cette nouvelle Division ont droit aux mêmes prestations, réductions et avantages pour les manifestations organisées par la Division.

Les deux Sociétés s’efforceront d’initier des manifestations communes aux niveaux national et international, en particulier européen.

8. Dans le cadre d’accords préférentiels, les membres de la Division bénéficient d’une réduction sur la somme des deux cotisations. Le montant de cette réduction pourra être renégocié annuellement à la demande de l’une des deux parties.

9. Comme les membres de la Division sont obligatoirement inscrits aux deux Sociétés, ils bénéficient bien entendu de la totalité des avantages, prestations et réductions que chacune d’entre elles accordent à ses membres.

10. La présente convention annule la précédente signée entre les deux sociétés le 9 février 1998

signé :

Etienne GUYON
Président de la Société Française de Physique
Date : 07/05/2002

Jean Pierre PASCAULT
Président du Groupe Français d’Etudes et d’Application des Polymères.
Date : 24/05/2002