Statuts et règlement intérieur

Titre Premier — OBJET – DÉNOMINATION – SIÈGE – DURÉE

Article 1

Il est créé une Association, sans but lucratif, dénommée Groupe
Français d’Etudes et d’Applications des Polymères, dont le siège social
est à Strasbourg, Bas-Rhin, 23, rue du Loess. Elle est inscrite au
Registre des Associations du Tribunal d’Instance de Strasbourg, et régie
par les articles 21 à 79 du Code Civil local.

Article 2

L’Association, dite Groupe Français d’Etudes et d’Applications des
Polymères (GFP), a pour buts :

• l’avancement et la diffusion des études sur les substances macromoléculaires,
• le groupement des chercheurs effectuant ces études afin de favoriser des échanges d’idées et de faciliter la connaissance des progrès scientifiques et techniques dans ce domaine,
• de développer des relations entre la recherche de base et ses applications,
• l’établissement et l’entretien de relations avec les sociétés françaises ou étrangères ayant des objectifs semblables ou apparentés, notamment en vue de rencontres nationales ou internationales.

Elle s’interdit toute discussion étrangère à son objet.

Article 3

Le siège de l’Association ne peut être transféré en d’autres lieux de
Strasbourg ou dans une autre ville de France que par décision du conseil
d’administration, ratifiée par l’assemblée générale et déclarée au
préfet, au ministre de l’intérieur et au Tribunal d’Instance de
Strasbourg (conf. article 27).

Tout changement de siège hors du département requiert l’application
des articles 15 et 18 des présents statuts.

L’Assemblée Générale ordinaire peut, sur proposition du Conseil
d’Administration, décider la création de sections dans les régions où
l’activité locale de ses membres justifiera cette création.

Article 4

La durée de l’Association est illimitée.

Titre Deux — MOYENS D’ACTION

Article 5

• des séances consacrées à l’exposé de travaux concernant les polymères,
• la réunion de colloques, symposiums, congrès nationaux ou internationaux, et toute autre rencontre entre spécialistes des polymères,
• les publications,
• un site web
• une newsletter (diffusion hebdomadaire d’annonces diverses, d’offres d’emplois…)
• un annuaire, qui facilite les contacts entre polyméristes
• l’organisation ou la co-organisation de multiples manifestations en rapport avec les polymères : colloques, journées thématiques, stages pédagogiques, ateliers de réflexion prospective…
• l’attribution de prix : Grand Prix du GFP, Prix GFP-SCF, Prix GFP-SFP, Prix de Thèse…
• la publication d’ouvrages spécialisés

Titre Trois — COMPOSITION DE L’ASSOCIATION – COTISATIONS – DÉMISSIONS

Article 6

L’Association se compose de membres d’honneur, de membres donateurs,
de membres individuels, de membres collectifs.

Les membres d’honneur (anciens secrétaires généraux du GFP et membres
nommés par l’Assemblée Générale) ne paient pas de cotisation.

Les membres donateurs sont ceux qui font un don important à
l’Association. La qualité de membre donateur est conférée par le
Conseil. Les membres individuels sont des personnes qualifiées par leur
compétence et leur intérêt pour la science et les applications des
polymères.

Les membres collectifs sont des personnes morales, sociétés ou
organismes, qui versent une cotisation collective.

Article 7

Toute demande d’admission implique l’adhésion sans réserve aux
présents statuts.

Article 8

Le montant des cotisations peut être révisé chaque année par
l’Assemblée Générale.

Article 9

Tout membre de l’Association est libre de s’en retirer à tout moment
sans remboursement de tout ou partie de la cotisation relative à
l’adhésion en cours.

Article 10

La radiation d’un membre peut être prononcée par le Conseil
d’Administration pour motifs graves ou pour défaut de paiement de la
cotisation, suivant les prescriptions du règlement intérieur.

Un membre est une personne ou une personne morale à jour de sa
cotisation ou un doctorant de 1ère année ayant fourni son certificat de
scolarité.

Pour conserver son statut de membre, il doit renouveler son adhésion
au plus tard à la date d’expiration en s’acquittant d’une nouvelle ou
1ère cotisation annuelle.

S’il ne le fait pas, il perd son statut de membre mais il peut le
retrouver à tout moment en s’acquittant d’une nouvelle ou 1ère
cotisation annuelle.

Article 11

Cet article a été supprimé.

Titre Quatre — ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT

Article 12

Conseil d’Administration

L’Association est administrée par un Conseil d’Administration
(dénommé ci-après le Conseil) de 15 membres, élus par l’Assemblée
Générale Ordinaire pour une durée de trois ans, sauf cas prévus à
l’article 14. Nul membre ne peut détenir plus de deux mandats
successifs.

Article 13

Les membres du Conseil sont élus par l’Assemblée à la majorité
relative, parmi les membres actifs de l’Association, jouissant de leurs
droits civiques. Le vote est effectué au scrutin secret ; le vote par
correspondance et le vote par procuration sont admis.

Les membres du Conseil ne reçoivent aucune rétribution. Le Conseil
peut cependant se faire assister par un personnel rétribué.

Article 14

Le Conseil est renouvelé par tiers tous les ans. Les sièges du
Conseil devenus vacants, par décès ou démission du titulaire, ou pour
toute autre cause, seront pourvus à la plus proche réunion de
l’Assemblée Générale. Cependant, le mandat viendra à expiration à la
date prévue pour le titulaire remplacé.

Article 15

Le Bureau du Conseil d’Administration est en même temps le bureau de
l’Association. Ce bureau comprend : un Président, deux Vice-Présidents,
un Secrétaire Général, un Secrétaire Adjoint, un Trésorier, un Trésorier
Adjoint.

Le Bureau instruit toutes les affaires soumises par le conseil
d’administration et exécute ses délibérations.

Le Président est élu pour une durée maximale de trois ans et n’est
pas rééligible dans la fonction de président.

Les Vice-Présidents, le Secrétaire Général, le Secrétaire Adjoint, le
Trésorier et le Trésorier Adjoint sont élus pour une durée maximale de
trois ans et peuvent être réélus immédiatement dans leur fonction.

Dans la séance du Conseil qui suit l’Assemblée Générale, et dans les
conditions fixées par le règlement intérieur, le Conseil complète son
Bureau par élection parmi ses membres.

Article 16

Le Conseil peut convier à participer à une séance, à titre
consultatif, toute personnalité dont l’avis serait jugé utile sur une
question figurant à l’ordre du jour. Le personnel rétribué peut être
présent aux séances.

Le Conseil peut également faire appel à des membres de l’Association
en qualité de conseillers scientifiques ou techniques, soit à titre
temporaire, soit de façon permanente.

Article 17

Le Conseil est convoqué par le Président, ou par le Secrétaire
Général sur la demande du Président, ou du tiers des membres du Conseil.
Il doit se réunir obligatoirement deux fois au cours de chaque exercice.
La convocation comporte un ordre du jour adressé au moins 14 jours à
l’avance. Le vote du tiers des membres du Conseil d’Administration est
nécessaire pour la validité des délibérations. Les administrateurs
absents ont la possibilité de donner leur pouvoir à un autre
administrateur dans la limite de 3 pouvoirs.

Il est tenu un procès-verbal de chaque séance.

Article 18

Les réunions du Conseil sont présidées par le Président ou à défaut
par un des Vice-Présidents, ou par un membre du Conseil désigné à cet
effet par le Président.

Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents
ou représentés. En cas d’équipartage, la voix du Président de séance est
prépondérante.

Article 19

Pouvoirs du Conseil d’Administration.

Le Conseil a les pouvoirs d’administration les plus étendus. Il peut
notamment acheter ou vendre les biens de l’Association, emprunter,
plaider, transiger, passer des baux, déposer ou retirer des fonds ou des
titres, constituer tous mandataires, donner quittance ou mainlevée,
cette énumération n’étant pas limitative.

Il peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs à l’un de ses membres
et plus particulièrement à son Président.

Il élabore le règlement intérieur de l’Association et le modifie le
cas échéant (voir article 28).

Les dépenses sont ordonnancées par le Président. Ce dernier peut
déléguer ce pouvoir temporairement à un autre membre du Conseil avec
l’accord du Conseil. L’Association est représentée en justice et dans
tous les actes de la vie civile par son Président ou par un autre membre
du Conseil d’Administration spécialement désigné à cet effet par le
Conseil lui-même.

Les délibérations du Conseil d’Administration relatives aux
acquisitions, échanges, aliénations d’immeubles, à la constitution
d’hypothèques sur les dits immeubles, baux excédant neuf années, aux
aliénations de biens rentrant dans la dotation et emprunts, doivent être
ratifiées par l’Assemblée Générale Extraordinaire. Conformément au droit
commun, le patrimoine de l’Association répond seul des engagements
contractés par elle, sans qu’aucun de ses membres, même ceux qui
participent à son administration, puisse être tenu pour responsable.

Titre Cinq — ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Article 20

Dispositions générales pour les diverses Assemblées.

L’Assemblée Générale se compose des membres de l’association. Tout
membre peut s’y faire représenter exclusivement par un membre ayant
lui-même le droit de faire partie de l’Assemblée. Toutefois nul ne peut
cumuler plus de 10 voix sur sa personne.

L’ordre du jour des Assemblées Générales est préparé par le Conseil
d’Administration. Il comporte les propositions émanant du Conseil et
celles qui lui ont été communiquées au moins 2 mois avant la réunion
avec la signature du dixième des membres habilités à assister aux
Assemblées.

L’Assemblée est présidée par le Président, ou un Vice-Président, ou
par une personnalité désignée par le Conseil d’Administration. Les
fonctions de secrétaire sont remplies par le Secrétaire Général ou son
Adjoint, ou toute autre personne désignée par le Conseil.

Au cours de l’Assemblée Générale, il ne peut être tenu compte que des
votes émanant des membres ayant réglé leur cotisation pour l’année en
cours.

Il est tenu un procès-verbal des délibérations.

Article 21

Assemblée Générale Ordinaire.

L’Assemblée Générale Ordinaire se réunit au moins une fois chaque
année aux jour, heure et lieu décidés par le conseil d’Administration.
Un avis de convocation est adressé, 30 jours à l’avance, à tous les
membres, avec l’ordre du jour de la réunion.

L’Assemblée Générale Ordinaire annuelle entend le rapport du Conseil
d’Administration sur sa gestion et sur la situation morale et financière
de l’Association. Elle approuve ou redresse les comptes de l’exercice
clos le 30 septembre précédent, pourvoit à la nomination de deux
Commissaires aux Comptes pris en dehors du Conseil d’Administration,
élit les membres du Conseil en remplacement de ceux dont les mandats
arrivent à expiration, donne au Conseil les autorisations nécessaires
et, d’une manière générale, délibère sur toutes autres questions portées
à l’ordre du jour qui touchent au développement de l’Association et à sa
gestion. L’Assemblée Générale ordinaire délibère valablement, quel que
soit le nombre des membres présents. Les délibérations sont ratifiées à
la majorité absolue des voix des membres présents ou représentés.

Article 22

Assemblée Générale Extraordinaire.

Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée soit par le
Conseil, soit à la demande d’un tiers des membres de l’Assemblée
Générale définie à l’article 20. Dans ce dernier cas, elle doit se
réunir dans les deux mois qui suivent la date de la demande et doit
rassembler pour délibérer valablement le tiers des membres présents ou
représentés.

L’Assemblée Générale Extraordinaire peut apporter aux statuts toutes
modifications reconnues utiles, sans exception ni réserve. Elle peut
décider la dissolution de l’Association, sa fusion ou son union avec
d’autres associations poursuivant un but analogue, ou l’extension de son
objet le cas échéant.

Elle peut délibérer sur toute question proposée par le Conseil ou
soumise à celui-ci par le dixième des membres habilités à assister aux
Assemblées Générales (voir article 20).

L’Assemblée Générale Extraordinaire doit se composer :

• en cas de modification des statuts, du quart des membres de l’Assemblée Générale définie à l’article 20,
• en cas de dissolution ou de fusion, de la moitié plus un des membres de l’Assemblée Générale définie à l’article 20.

Si ces proportions ne sont pas atteintes, l’Assemblée est convoquée
de nouveau, dans un délai de quinze jours au moins et, cette fois, elle
peut délibérer valablement quel que soit le nombre des membres présents
ou représentés.

Dans les deux cas précités, la décision ne peut être acquise qu’à la
majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

Titre Six — RESSOURCES

Article 23

Les ressources de l’Association se composent :

• des cotisations de ses membres,
• des revenus de ses biens,
• des subventions de l’Etat, des collectivités territoriales et des Etablissements Publics ou de toute autre source,
• du produit des libéralités et des dons,
• des ressources créées à titre exceptionnel,
• de bénéfices de congrès, de colloques, d’insertions faites à des fins publicitaires…

Article 24

Il est tenu par le gestionnaire salarié, supervisé par le Trésorier,
une comptabilité en recettes et en dépenses.

Titre Sept — MODIFICATION DES STATUTS – DISSOLUTION

Article 25

Les statuts ne peuvent être modifiés que par l’Assemblée Générale sur
la proposition du Conseil d’Administration ou du dixième des membres
dont se compose l’Assemblée Générale, proposition soumise au Bureau du
Conseil au moins deux mois avant la séance.

Dans l’un et l’autre cas, les propositions de modifications sont
inscrites à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, lequel
doit être envoyé à tous ses membres au moins 15 jours à l’avance.

Article 26

L’association ne peut être dissoute que par l’assemblée générale,
convoquée spécialement à cet effet. Les modalités de proposition de la
dissolution et de convocation de l’assemblée sont celles prévues à
l’article précédent.

En cas de dissolution, l’assemblée générale désigne un ou plusieurs
commissaires, chargés de la liquidation des biens de l’association. Elle
attribue l’actif net à un ou plusieurs établissements poursuivant une
finalité analogue, publics, ou reconnus d’utilité publique, ou visés aux
alinéas 5 et suivants de l’article 6 de la loi du 1er juillet 1901
modifiée, ou à une collectivité territoriale dans les compétences de
laquelle entre l’objet de l’association.

Titre Huit — SURVEILLANCE ET RÈGLES ADMINISTRATIVES

Article 27

Le Président doit faire connaître dans les trois mois au Tribunal
d’Instance de Strasbourg les déclarations concernant :

• les changements intervenus dans la composition du Conseil d’Administration,
• les modifications apportées aux statuts,
• le transfert du siège social,
• la dissolution de l’Association.

Article 28

Un règlement intérieur est élaboré par le Conseil d’Administration et
soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale.

Les statuts datent du 27 novembre 1970.

Les modifications statutaires datent des 2 décembre 1971,
15 novembre 1979, 3 décembre 1985, 19 novembre 1991 et 28 novembre
2018.

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

adopté par l’Assemblée Générale du 25 novembre 1980 et modifié le
28 novembre 2018

Article A : Inscription au GFP – Radiations

(Titre trois, articles 6, 7, 9, 10 des Statuts)

A1 – Tout candidat au GFP doit remplir une demande d’adhésion
comportant un questionnaire relatif aux titres, fonctions et domaines
d’intérêt du candidat.

A2 – Les membres d’honneur sont nommés à vie par l’Assemblée Générale
sur proposition du Conseil, présentée par le Président, sans distinction
de nationalité. Leur nombre est limité à dix. Pour être proposée, la
personne concernée doit recueillir les 2/3 des suffrages des membres
présents du Conseil.

Les membres d’honneur ne sont pas tenus à une cotisation. Ils
jouissent des mêmes droits que les membres actifs.

A3 – L’exclusion d’un membre du GFP peut être prononcée dans deux cas
:

• pour motifs graves : le Conseil statue sur les motifs, exposés par un rapporteur. L’exclusion est soumise à un vote et prononcée à la majorité des membres présents,
• pour défaut de paiement de cotisation : après trois rappels à l’ordre non suivis d’effet, la radiation est acquise automatiquement.

Article B : Cotisations

(Titre trois, articles 8, 10, 11 des Statuts)

Quelle que soit la date d’adhésion, celle-ci est valable 12 mois.

Article C : Activités du Groupe

(Titres 2 et 5, articles 2, 3, 5, 20 et 21 des Statuts)

C1 – Les activités du Groupe comportent, outre les Assemblées
Générales Ordinaire et Extraordinaire et les séances du Conseil
d’Administration,

• des congrès, conférences, symposiums, tables rondes, etc. organisés dans le cadre national ou international,
• des réunions des sections locales ou régionales, des Commissions spécialisées, des divisions de spécialités, etc.
• la publication d’un bulletin d’information, de comptes rendus de colloques ou d’autres publications d’intérêt scientifique ou technique,
• l’attribution de prix pour travaux éminents.

C2 – Les calendriers et programmes de ces diverses manifestations
sont établis selon les modalités suivantes :

1. pour les Assemblées Générales, selon les modalités des articles
20, 21, et 22 des Statuts. Le programme des réunions qui coïncident avec
une Assemblée Générale est établi par le Conseil d’Administration, qui
désigne les responsables chargés de son organisation scientifique,
matérielle et financière.

2. pour les séances du Conseil d’Administration, selon les modalités
des articles 15, 16, et 17 des Statuts.

C3 – La création des sections locales ou régionales, des commissions
spécialisées, des divisions de spécialistes, groupes de travail, etc.
est décidée par le Conseil d’Administration qui leur attribue
éventuellement des moyens financiers et ratifie la nomination des
personnes qui en assurent la direction. Les responsables des sections,
commissions ou groupes de travail rendent compte avant la clôture de
chaque exercice de l’emploi des moyens financiers qui leur ont été
attribués.

C4 – Les communications scientifiques présentées lors des diverses
manifestations du Groupe peuvent être publiées dans les organes de
presse au choix des auteurs, sous leur propre responsabilité. Il est
demandé de faire mention du GFP dans leur présentation. Les
communications de certains colloques peuvent être mises en ligne sur le
site du GFP.

C5 – Toutes les réunions mentionnées à l’article C1 sont consacrées
uniquement à l’objet du Groupe, défini dans l’article 2 des Statuts.
Toute autre discussion en est formellement exclue.

C6 – Un bulletin d’information, constitue le lien entre le Conseil
d’Administration et les membres du Groupe. Il est placé sous la
responsabilité du Secrétaire Général qui en assure la parution. Il
annonce ou rend compte des congrès ou autres manifestations, telles que
les Assemblées Générales, et des principales délibérations du Conseil
d’Administration. Une tribune libre peut être mise à la disposition des
membres du Groupe, sous contrôle du Président ou du Secrétaire
Général.

Article D : Administration du Groupe

(Titre 4, articles 12 à 19 des Statuts)

D1 – Chaque année, l’Assemblée Générale pourvoit au renouvellement
des cinq conseillers sortants, dont le mandat vient à expiration.
L’élection a lieu à bulletin secret par scrutin multinominal un tour, à
la majorité relative. Le vote par correspondance est admis ; faculté est
laissée aux membres de déléguer leur vote par une procuration remise à
un autre membre du GFP. Toutefois, nul ne peut disposer de plus de dix
voix (article 20 des Statuts).

Le remplacement de ceux des membres du Conseil qui seraient décédés
ou auraient adressé leur démission avant la date d’expiration de leur
mandat est effectué au cours du même scrutin. Les mandats de ces
conseillers seront attribués aux candidats classés après la 5ème
position, dans l’ordre de leur classement, et dans la limite des postes
à pourvoir. En cas d’ex-aequo, l’ancienneté dans le GFP prévaudra. Les
conseillers remplaçants exerceront leur mandat dans les mêmes conditions
que les conseillers qu’ils auront remplacés (article 14). Ils pourront
notamment solliciter le renouvellement de ce mandat, immédiatement après
son expiration, dans les conditions stipulées à l’article 12 des
Statuts.

Sauf motif valable, les membres du Conseil d’Administration sont
tenus d’assister aux réunions de ce Conseil. Le vote par correspondance
n’est pas admis aux réunions du Conseil (article 18).

Un nombre d’absences trop élevé aux réunions du Conseil peut
justifier le remplacement d’un administrateur défaillant. Dans ce cas,
le Conseil déclare – après un vote à bulletin secret – le siège vacant,
et fait en sorte qu’il soit pourvu lors de la prochaine Assemblée
Générale, dans les conditions stipulées à l’article 14 des Statuts.

D2 – Lors de la séance qui suit immédiatement la réunion de
l’Assemblée Générale, le Conseil élit ou complète son Bureau, par vote à
bulletin secret, selon les stipulations de l’article 15 des Statuts. Les
membres du Bureau sont élus pour une durée de trois ans, ou pour la
durée restant à courir de leur mandat d’administrateur.

D3 – Les anciens présidents siègent de droit au conseil
d’Administration où ils ont voix consultative.

D4 – Le Président remplit les fonctions à lui dévolues selon les
stipulations des articles 15, 17, 18 et 19 des Statuts. Il est membre
d’office de toutes les commissions.

Les Vice-Présidents assistent le Président et le suppléent, par ordre
de nomination, en cas d’indisponibilité. Le Secrétaire Général, assisté
du Secrétaire Général Adjoint, tient à jour les archives de
l’Association ; il a la responsabilité du bulletin d’information. Le
Secrétaire Général ou le Secrétaire Général Adjoint rédige le
procès-verbal des délibérations de l’Assemblée Générale. Après
approbation par l’Assemblée Générale suivante, ce procès-verbal est
signé par le Président du GFP ou par le Secrétaire Général et classé
dans un registre tenu à cet effet (article 20). Le Secrétaire Général,
ou le Secrétaire Général Adjoint, établit également le procès-verbal des
séances du Conseil d’Administration. Après approbation et insertion de
corrections éventuelles, lors de la séance suivante, les procès-verbaux
sont classés conformément à la loi et signés conjointement par le
Président de séance et le Secrétaire Général ou le Secrétaire Général
Adjoint (article 17).

Le gestionnaire salarié, supervisé par le Trésorier veille à la
régularité du paiement des cotisations : Il en donne quittance. Le
Trésorier contrôle l’ensemble des opérations. Il dresse les comptes et
les présente pour vérification aux Commissaires aux Comptes avant de les
soumettre à l’Assemblée Générale.

Deux Commissaires aux Comptes, dûment désignés selon les stipulations
de l’article 21 des Statuts, veillent à la régularité des opérations
effectuées et présentent leur rapport à l’Assemblée Générale.

D5 – Les responsables des colloques, conférences ou autres
manifestations (stages pédagogiques…), devront établir un relevé des
comptes et le communiquer au Trésorier. Ce bilan devra être rendu
disponible pour les comptes généraux du Groupe (soit sur un espace
informatique partagé, cloud, soit par l’envoi de documents).

Article E

Le présent règlement intérieur a été soumis à l’approbation de
l’Assemblée Générale du 28 novembre 2018.

FONCTIONNEMENT DES SECTIONS LOCALES

Objectifs des sections locales

Les sections locales ont pour mission :

• l’organisation de réunions locales et l’animation scientifique régionale dans le domaine des polymères,
• l’organisation matérielle éventuelle des colloques GFP se faisant dans la région, sur demande de l’organisateur ou du Conseil d’Administration du GFP.

Modalités de fonctionnement

Les sections locales sont habilitées par le GFP à ouvrir un compte
bancaire ou postal « GFP-Section … ». Les comptes sont déposés à
l’Assemblée Générale qui suit l’année budgétaire considérée. Le budget
des sections tiendra compte :

• de la réalisation et de l’envoi des circulaires,
• de la location de matériel,
• des frais de déplacements des conférenciers,
• des actions locales spécifiques.

La section pourra recevoir des subventions d’organismes locaux.

Organisation de colloques

Un colloque est organisé par un individu ou par une section locale ;
l’organisateur peut recevoir l’aide matérielle de la section locale.
L’accord du GFP pour l’organisation du colloque, ainsi que l’attribution
d’une avance remboursable, sera donné après délibération du Conseil
d’Administration. Un compte spécial doit être ouvert pour l’organisation
du colloque. Il portera l’intitulé « GFP colloque … ». Les subventions
accordées par les organismes locaux à l’occasion du colloque doivent
être versées sur ce compte colloque.

Tous les paiements relatifs au colloque sont réalisés sur les crédits
affectés au colloque : crédits publics ou autres. L’organisateur devra
tenir à la disposition des réviseurs aux comptes et du trésorier du GFP
les factures acquittées, les pièces justificatives ou les règlements par
chèques concernant l’organisation du colloque.

L’organisateur doit établir, dans un délai de deux mois après la
tenue du colloque, un bilan financier et le faire parvenir au GFP,
éventuellement accompagné d’un chèque représentant le montant de
l’avance consentie par le GFP pour l’organisation de la réunion.

Si le bilan financier fait apparaître un solde positif, la moitié de
celui-ci doit être versée au GFP lors de la clôture des comptes, l’autre
moitié étant acquise à la section locale. En cas de déficit, l’avance
accordée par le GFP peut servir de fonds de garantie. En cas de
co-patronage, le solde sera réparti entre le GFP et les organismes ayant
co-patronné le colloque, au prorata de leur engagement. En cas de solde
positif le GFP reversera la moitié de sa part à la section locale, si
elle est organisatrice.

Le GFP peut accorder sa caution scientifique à un colloque dans
l’organisation duquel il n’est pas impliqué.

Il est recommandé d’utiliser le guide de gestion des colloques
GFP.

ORGANISATION FINANCIÈRE DES COLLOQUES

1. Demande d’organisation de colloque

Toute personne désireuse d’organiser une réunion scientifique ou
technique, au nom du GFP, doit soumettre sa proposition au Conseil
d’Administration (C.A.). L’accord du GFP pour l’organisation du
colloque, ainsi que l’accord pour une avance remboursable, sera donné
après délibération du Conseil d’Administration.

2. Ouverture d’un compte spécifique au colloque

Dès l’approbation de la demande d’organisation par le C.A., le
Président du GFP donne l’autorisation d’ouvrir un compte bancaire ou
postal spécial pour ce colloque, distinct de tout autre compte. Le
compte sera intitulé « GFP – nom du colloque, lieu, année ». Pour les
modalités d’ouverture l’organisateur s’adressera au Secrétaire général
du GFP.

3. Tarifs d’inscription

L’organisateur est tenu de prévoir deux tarifs d’inscription : l’un
pour les membres du GFP, l’autre pour les non membres.

Il convient de rappeler à ce propos que les frais d’inscription pour
les membres du GFP – et de ceux de la Division Matériaux Polymères et
Elastomères de la SCF, qui sont assimilés à des membres GFP – ne sont
pas soumis à la TVA.

Cependant une nouvelle disposition du Code général des impôts établit
un régime dit de franchise, qui dispense notre Association de TVA,
lorsque le montant H.T. de nos recettes pour services rendus aux
non-membres – frais d’inscription, dans ce cas – est inférieur à une
certaine somme (seuil révisé depuis — le montant de 15 000 € cité datait
de 2007 ; vérifier le seuil en vigueur auprès du Trésorier avant tout
colloque). Par contre, le montant dépassant cette somme est soumis à la
TVA. Il est indispensable que l’organisateur du colloque prenne contact
avec le Trésorier ou le Secrétaire général pour l’application pratique
de ces mesures.

4. Subventions

L’organisateur peut solliciter des subventions d’organismes privés ou
publics. Les sommes allouées doivent apparaître au bilan du colloque.
Les fonds venant d’une administration publique seront gérés suivant les
règles en vigueur dans cet organisme. Les subventions en nature
figureront dans le bilan global du colloque.

5. Paiements des frais du colloque

Tous les paiements relatifs au colloque sont réalisés sur les crédits
affectés au colloque : crédits publics ou autres. L’organisateur devra
tenir à la disposition des réviseurs aux comptes et du trésorier du GFP
les factures acquittées, les pièces justificatives ou les règlements par
chèques, concernant l’organisation du colloque, et les conserver pendant
4 ans.

6. Bilan financier

Conformément à la recommandation des réviseurs aux comptes,
l’organisateur « saisira recettes et dépenses en un document, propre à
en faire ressortir mieux les données ». Il doit établir, dans un délai
de deux mois après la tenue du colloque, un bilan financier, faisant
apparaître notamment le montant de la TVA pour les recettes et les
dépenses assujetties à la TVA. L’organisateur fera parvenir ce bilan au
trésorier du GFP.

7. Clôture des comptes

1. Si le bilan financier fait apparaître un solde positif avant la
clôture des comptes, la moitié de celui-ci doit être versée au compte
central du GFP.

2. En cas de co-patronage, le solde sera réparti entre le GFP et les
organismes ayant co-patronné le colloque au prorata de leur engagement.
En cas de solde positif, le GFP reversera la moitié de sa part à la
section locale, si elle est organisatrice.